Elektronická pošta - dobré zásady

Autor: Michal Macák | 10.1.2010 o 10:10 | (upravené 9.2.2011 o 12:34) Karma článku: 3,71 | Prečítané:  1127x

Čo by sa podľa mňa malo dodržiavať/nesmie chýbať pri písani mailov. Bez toho je komunikáca "stratená" a/alebo zbytočne zložitá. Platí i pre súkromné správy (SS) na fórach a pod.

1) Subjekt - predmet

Je to niečo, na základe čoho sa mnohí ľudia rozhodujú, či daný mail prečítajú okamžite, odložia na neskôr, alebo zmažú. Nahrádza "prvý dojem" z reálneho života. Mal by veľmi stručne vystihovať, o čom email pojednáva.

1A) Predmet typu "Fwd: FW: Fw: [Re: Fwd: Re: ...]" znie určite väčšine z nás seriózne a najmä vyjadruje urgentnosť vybavenia a dôležitosť. Ešte "radšej" mám už len ekvivalenty z 2 svetoznámych stredoeurópskych jaykov, a to Postoupit: Preposlať: Předáno dál:. No a francúzke ekvivalenty (ktoré však chtiac-nechtiac musím tolerovať, lebo francúzština je naozaj svetový jazyk). Radšej zmažte všetky somariny na začiatku a nechajte iba pôvodný predmet, prípadne jednu/aktuálnu "predponu".
(Tu nastáva problém s držaním threadu/vlákna ak predmet obsahuje hranaté zátvorky [ ] ako môj príklad. To však rozoberieme v inom článku.)

1B) (no subject) alebo ekvivalenty vo "svetových jazykoch".
Je to niečo ako stretnúť kamaráta (príp. náhodného okoloidúceho) na ulici, bez pozdravu ho zastaviť a vyhŕknuť na neho: "Včera ma čapli nejakí šráci, že im vysím 100 tácov, ak im do týždňa nevrátim, tak ma zapííííííííp, potrebujem pomôcť. Vieš čo, je to fakt hrozné, to sú čistí píííp. Ja s tým asi pííííp..."
A čo tak to skúsiť takto: "Sewas Jožo. Mám trochu problém, potrebujem helfnuť. Vieme sa niekedy stretúť a porozprávať sa?"
Slušný, stručný, jasný, výstižný... Úvod. Z neho vieme jednoducho vytvoriť predmet ;)

1C) !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!SURNE CITAJ!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
Ak odosielateľa nepoznám, otvorím label/záložku humor, a pozriem, či tam mám niečo nové. Ak žiadne nové prezentácie/ftipy (nízka pravdepodobnosť), SURNE SI PRECITAM, ale veľmi pravdepodobne kým surne dočítam do konca, nájde sa niečo súrnejšie.

1D) Re: Re: Re:...
Pri viacnásobnom odpovedaní na jeden mail množstvo Re: pred predmetom rastie. Mnohé servre to už upravujú automaticky. 25-ta odpoveď Miška Jožkovi na mail "Ach tie ženy" by štandardne mala 24x Re:. S medzerou za : to je 4x24=96 znakov. Predmet ako taký vám už pravdepodobne nezobrazí. Na identifikáciu novej odpovede však stačí jedno Re:, označenie mailu ako neprečítaného a zaradenie na začiatok (resp. koniec) zoznamu mailov.

1E) Výhoda pre odosielateľa = autora predmetu:
Neskôr môže predmet pomôcť aj mne, pri hľadaní určitých informácii. Napr. semestrálku som odovzdával emailom pred rokom, teraz mám písať opäť, podobná téma. "Semestrálna práca" do vyhľadávania. Keď mi to vyhodí 30 emailov s predmetom zadanie/semestrálka a pod., nebude mi to nič platné (pravdepodobnosť otvorenia na prvý pokus je 3,3%). Ak však každý email bude mať predmet v tvare Semestrálka - FaM - Macák - 2010, pochopí to aj vyučujúci predmetu Financie a mena aj mne to možno pomôže.

2) Nemazať to, na čo odpovedáme

Rozhovor face-to-face zvyčajne prebieha takto: A: B: A: B: A:... (Niekedy aj A: A: A: A: A: B: A: A: A: B: A: ale to je len detail :))
Elektronická komunikácia (chat, emaili, SS...) prebieha rovnako. Podstatný rozdiel je zvyčajne dlhší čas medzi odpoveďami a to, že medzitým komunikujeme s viacerími ľuďmi.
Ja zvyknem písať v bodoch, používať členenie textu, odrážky/číslovanie. Keď o 3 dni dostanem od Andreja odpoveď "1.áno 2.nie 4.nekecaj 5. ok, ale radšej vo štvrtok o šiestej. S pozdravom A." netuším, čo patrí k čomu, v horšom prípade ani čo sme riešili. Možno aj preto, že viac ako Andrej ma oslovila Lucka :D (Ak nie je zobrazená) Zobrazím si pôvodnú správu Andrejovi pod jeho odpoveďou.
A je po probléme. V prípade THREADOV si môžem okamžite zobraziť i originálnu správu.

Pomenej sa stretávam i s odpoveďami vpisovanými do pôvodnej správy. Je dobré na to upozorníť. Nemusí to byť zlé, ak sú odpovede jasne oddelené od pôvodného textu, najlepšie odsekom a farebne. Farebne to ide pri HTML správach, ktorých je drvivá väčšina, môže byť pôvodný tmavo text napr. fialový (ako navštívené odkazy/visited links), odpoveď čierna.

3) odpovedáme kliknutím na REPLY (to all)/Odpovedať, nie tlačítkom "Nový mail"

Ups!!! Nad Andrejovou odpoveďou je prázdno. Idem teda hľadať pôvodný mail. Odpovedal mi "novým mailom", takže predmet odpovede znie "moja odpoved" alebo (no subject). Recent conversations takisto nepomôže, pretože Aďo sa vždy poteší novému ftipu, takže pravidelného "spamu" je požeknane.
Andrej zabil 10 sekúnd zmazaním mojej pôvodnej správy (ak nemaže každé písmeno osobitne), ja premárnim 10 minút hľadaním toho, na čo odpovedá. Majme účtu aspoň k svojmu času (teda vy k môjmu :P).

4) Pri preposielačkach vymazať nepodstatné

Predpokladám, že 99,9% normálnych ľudí nezaujíma, či prvý krát hoax preposlal John Walker BinAladin z Connecticutu alebo Laj Či z Uzbekistanu, a či ho medzi tým dostal JohnyBravo01 z azetu alebo nie (po anonymnom upozornení dodávam; áno, posledný menovaný existuje, je fešák, nepoznám. Týmto ho pozdravujem :))
Tak isto ma nezaujímajú automatické podpisy 1938 cudzích ľudí na konci mailu.
Plus praktická záležitosť; Štruktúra emailu: 30 stán hlavičiek mailov (Forwadred message From To...), jedna ftipná/zmysluplná/inak "najpodstatnejšia" strana textu (uprostred všetkého), na záver 30 strán podpisov a overení, že správa nie je výrus.
Mám kvôli nejakej srande siahať na myš? Tlačitko PG Down je pomalé, End nepomôže, potrebujem sa dostať do stredu.

Nepodstatné časti veľmi jednoducho zmažeme = použijeme ctrl + shift + home/end a následne delete.

5) Bcc/skrytá kópia

Slúži na utajenie adresáta. Po Slovesnky, že nikto z adresátov nevie, že ste to poslali aj utajenému adreátovi. Prečo? Možno svoj mail neposkytujete verejne, dal ho iba mne, a ja ho spamujem. Mám však aspoň tú úctu, že jeho mail nezverejním.

Reálna situácia: Pred pár rokmi sa mi stalo, že som dostal jeden dosť osobný mail, trochu všeobecne napísaný. Bolo to milé, i keď od danej osoby prekvapilo. Klik na Reply a vtedy... kráasny všeobecne osobný mail okrem mňa dostalo ďalších 56 ľudí (áno, počítal som ich)!!! Aká bola moja odpoveď? Nebol som hnusný, ale výrazne sa líšila od plánovanej.
Ak by to dostalo 3-krát toľko ľudí, každý z nich napísaný v Bcc, pomyslel by som si maximálne, že sa niekto sekol.
Ja osobne preferujem všetkých adresátov písať do jedného políčka, čiže buď všetci do Bcc (preposielačky, ak ma zaujmú), alebo všetkým Cc (kópia). No alebo, samozrejme, osobné veci osobne/len danej osobe :)

PS: pri spomínaní "svetových" jazykov; som silný vlastenec, v niektorých záležitostiach je však uniformita priam nevyhnutná.

PSa(pre programátorov): čo by to bolo za programovanie v slovenčine: ak(dolár i): ... ka; alebo koniecak; :D Jeden pokus tu už bol, MS Excel neviemktorý. V škole vás učia "když", dojdem domov, a ono to na mňa čúčí jak na bacil na penicilín :)

Páčil sa Vám tento článok? Pridajte si blogera medzi obľúbených a my Vám pošleme email keď napíše ďalší článok
Pridaj k obľúbeným

Hlavné správy

Píše Jakub Benko

Mazurek ma inšpiroval. Prešlo ma to v Osvienčime (odomykáme)

Videl som ho usmievať sa na kremačné pece.


Už ste čítali?